Bir İş Analistinin Kullanabileceği Temel Araçlar Nelerdir?

Elbette teknolojinin gelişmesiyle birlikte her geçen gün süreçleri kolaylaştırmak ve hızlandırmak için yeni bir araç (tool) ortaya çıkıyor ve hepimize fayda sağlayabiliyor. Bu yazımda, bir iş analistinin çalıştığı projelerde hangi amaç için hangi temel araçları (tools) kolaylıkla kullanabileceğini aktarmak istiyorum.

Öncelikle; bir iş analistinin temel görevlerinden biri proje yönetimi ve takibini yapmaktır. Ayrıca; iyi bir iş analisti, işin detaylı bir şekilde analizini yapar, ön yüz tasarımları varsa ayrıntılı bir şekilde inceler, gerektiğinde wireframe çalışmalarında aktif rol alır. İşlerin hangi aşamada ve hangi statüde olduğunu takip edip, yazılımı tamamlanan işlerin testini yapar. Özetle; proaktif bir iş analisti, bir işin kapsam çalışmasından canlı ortama çıkana kadar olan tüm sürecini takip eder ve yönetilmesinde fayda sağlar. Peki bunun için hangi tool’ların kullanılması bir iş analistinin hayatını kolaylaştırır? Kullanılabilecek tool’lar elbette ki oldukça fazla, ben ise aşağıda bunların birkaçından kısaca bahsedeceğim.

· Jira Software: Atlassian firmasına ait olan bu araç, genellikle büyük veya orta ölçekli kurumlarda kullanımı en yaygın olan uygulamalardandır. Büyük kurumlar, veri güvenliği sebebiyle bu uygulamayı kendi sunucularında tutarak dışarıdan veriye erişilmesini engellemektedir. Bu durum oldukça pahalıya mal oluyor ancak veri güvenliği için kaçınılmaz görünüyor. Jira Software tool’unun Cloud versiyonu ise; hem 10 kullanıcıya kadar ücretsiz hem de her geçen gün daha iyi bir ara yüze ve kullanıcı deneyimine sahip olmakta. Üstelik Agile çalışma metodolojisine de çok uygun. Bu araç için detaylı ücretlendirme bilgisini burada bulabilirsiniz.

Gelelim Jira Software tool’unun proje yönetimi ve takibindeki temel faydalarına. Jira tool’una her geçen gün yeni özellik ekleniyor ancak bu yazımda daha üst seviyede bilgi verip diğer örnek araçları da belirteceğim. İlk olarak; Jira Software’de kullanıcı kayıt süreci tamamlandıktan sonra bu sisteme login olunmalıdır. Sonrasında çalışmanıza uygun şekilde bir proje yaratmalısınız. Proje yarat butonuna tıkladığınızda, aşağıdaki gibi 3 opsiyon çıkıyor.

Agile metodolojisine uygun olarak tasarlanmış Kanban veya Scrum opsiyonlarını seçebileceğiniz gibi sadece bug/defect yönetimi için de “Bug tracking” opsiyonunu seçebilirsiniz. Örnek olması adına ben “Kanban” opsiyonunu seçtim ve aşağıdaki gibi örnek bir proje yönetim şablonu oluşturdum.

Bu noktada proje kapsamında yapılması gereken tüm işler; epic, story, task, subtask ve bug seviyesinde sisteme eklenmelidir. Hemen ardından projede çalışacak kişiler sisteme eklenerek şeffaf bir şekilde projenin yönetimi sağlanmaya başlanabilir. Diyelim ki proje başladı ve işler belirli seviyede ilerledi. Bu noktada “Project Settings” menüsü üzerinden aşağıdaki “Issues” menü görünümü aktif edilebilir ve tüm açılan işler bir tabloda kolaylıkla listelenebilir.

Bu ekranda verileri basit bir excel tablosu gibi görebilir, sıralayabilir veya filtreleyebilirsiniz. Hangi iş kimde ve statüsü nedir şeffaf bir şekilde gözlemlenebilir. Tıkanan noktalar hızlıca fark edilebilir ve eskalasyonu rahatlıkla yapılabilir.

Ayrıca; aşağıda soldaki “Reports” menüsüne tıklayarak bir sonraki görseldeki gibi örnek rapor şablonlarından seçebilir ve kendinize uygun raporlar oluşturabilirsiniz. Bu da proje yönetimini ve takibini oldukça kolaylaştırmaktadır. Bu aracı sadece büyük projelerde değil, orta ve küçük ölçekli projeleriniz için de kullanabilirsiniz.

· Trello: Yakın zamanda yatırım alarak Atlassian ailesine katılan bu araç; kullanıcı ara yüzünün çok basit ve ücretsiz olması sebebiyle proje yönetimi ve takibinde oldukça popülerdir. Bu sayede kullanıcı sayısı hızla artmış ve tasarım ekibi kullanıcı deneyimini iyileştirmeye odaklanmıştır. Bir kullanıcı, kolay bir şekilde sisteme kaydolup login olabilir. Login işlemi sonrası, yeni bir çalışma panosu oluşturulmalıdır. Dilerseniz aşağıdaki gibi hazır pano oluşturabilir ve üzerinde değişiklik yapabilirsiniz.

Oluşturulan panoya kolonlar eklenir ve her bir kolona basit birkaç kelime veya bir cümle ile kartlar eklenebilir. Girilen kartlar sürükle bırak yöntemiyle hızlı bir şekilde taşınabilir. Mobil uygulama deneyimi de oldukça basit olan bu tool, genellikle küçük projelerin yönetiminde kullanıldığı gibi kişisel işlerinizin yönetiminde de oldukça kolaylık sağlıyor. Bu tool sayesinde, artık bir not defteri ve kaleme ihtiyacınız olmayacaktır.

· Microsoft Office Ürünleri: Özellikle Word, Excel, OneNote, Outlook ve PowerPoint olmazsa olmaz ürünlerdendir. Belki de ilkokuldan bu yana kullanmaya alışık olduğumuz bu ürünler, sunum yapmak veya iş süreçlerini belgeleyebilmek için vazgeçilmezimiz oluyor. MacBook ile de kullanımı oldukça kolay bu ürünleri, online (web) editör üzerinden kullanmak da mümkün.

· Slack: Ekip içi anlık iletişimi kolaylaştıran bu ürün, hem ücretsiz hem de kullanıcı deneyimi çok iyi tasarlanmış. Mobil uygulaması da oldukça basit. Bu tool üzerinden sadece iş ile ilgili yazışmalar ve aramalar yapıldığında, odağınız dağılmadan rahatlıkla çalışabilirsiniz. Özellikle yeni nesil teknoloji şirketlerinde bu ürün kullanılmakta. Bazı büyük ve orta ölçekli kurumlar Slack yerine Microsoft Teams gibi daha pahalı ürünleri tercih edebiliyor.

· Dropbox: Dokümanların kolaylıkla saklanabildiği, ara yüzü basit tasarlanmış bu uygulama da oldukça popüler. Herhangi bir dokümanı e-posta eki olarak iletmek yerine, yetki vererek bir link ile paylaşabilirsiniz.

· Google Drive: Dropbox’a alternatif olarak yine kolaylıkla kullanabilecek bir tool. Üstelik gmail kullananlar için erişimi çok daha kolay olan bir doküman saklama ve paylaşma aracı.

· Moqups: Özellikle wireframe çiziminde bu online (web) tool çok sık kullanılıyor. Balsamiq ürününe alternatif olarak çıkan bu tool ile kolayca wireframe’ler oluşturabilir ve ufak prototipler hazırlayabilirsiniz. Üstelik hazır template’ler üzerinden ilerleyebilir, eğitim dokümanları ile çizimlerinizi iyileştirebilirsiniz. Ekip içi kullanımı da kolaylaştıran bu tool ile, sürükle bırak yöntemiyle yeni ekranlar kolaylıkla oluşturulabiliyor.

· Figma: Figma üzerinde çok rahat wireframe ve prototip tasarlayabilir veya tasarımı yapılmış bir ekranı kolayca inceleyebilirsiniz. Yorum ekleyebilir, süreci takip edebilirsiniz. Özellikle Sketch ve Adobe XD tool’larına alternatif olup tasarımcılar tarafından son dönemde çok tercih edilen bu tool, kısa eğitimleri ile bir analistin wireframe tasarlayıp prototip oluşturmasını da kolaylaştırıyor.

· Draw.io: Visio tool’una alternatif olarak online (web) site üzerinden kolaylıkla akış çizebilirsiniz. Özellikle karmaşık süreçleri anlatırken kullanılan bu tool, bir analistin hayatını kolaylaştırıyor. https://app.diagrams.net/

· Zeplin: Yapılan bir ekran tasarımı Zeplin tool’una yüklenir ve e-posta adresiniz üzerinden size erişim yetkisi verilir. Böylece, kolaylıkla ekranlara erişebilir, CSS bilgilerini görebilir, ekran tasarımlarını indirebilirsiniz. Yakın zamanda Figma, Sketch, Adobe XD ile entegre çalışabilir hale gelen Zeplin, hem ön yüz yazılım ekibi hem de analistlerin hayatını kolaylaştırmakta.

Author: Merve Sağlam

Tags